最近よく聞く「ワークフロー」とは何?
現在、多くの情報がコンピュータ上で管理されている時代です。その中でもワークフローとは、体系的に情報資源を構築し、再現性の高い活動内容に置き換えるといったシステム形態の一種の呼称です。今回はその「ワークフロー」についてのメリットデメリット、導入の方法や向いている業務形態などの様々な項目を挙げて説明していきます。どのようにしてワークフローシステムを導入すればいいのか、そのような事を考えるきっかけとなる記事となります。この記事を読み終わっているころにはワークフローについて周りの人たちよりも詳しくなっている事でしょう。少しだけ周りに自慢できる知識が身につくかもしれませんね。
ワークフローはどのようにして成り立ってきたのか？
ワークフローという概念は、情報化社会において仕事をより効率化させようとする考えから生み出された概念です。近代的に感じるワークフローという概念ですが、ワークフローの誕生から、現代のワークフローとして言葉が使用されるようになるまでの間には、数十年の歴史があります。そのため、言葉自体は非常に広い意味で用いられることが多いです。ここでは主に、企業などで用いられる意味でのワークフローやワークフローシステムについて言及していくことになります。ワークフローの歴史はそこそこあるという風に前述しましたが、その歴史的背景からくるワークフローの誕生から日本で現在用いられる様な言葉へなるまでの歴史をまとめていきたいと思います。ここからは少し歴史的な観点からの説明になりますので、興味のない方は読み飛ばしてもらっても構いません。
このワークフローという概念が発展してきたのは工業などの歴史的進歩が顕著であった産業革命がおこった時代になります。工業技術が目まぐるしく発展していく中で、同時に業務効率の向上も大きく需要が高まることになりました。そこで、フレデリック・テイラーという人物が作業効率に関する研究をはじめ、そこでの研究がワークフローという概念を生み出すきっかけとなりました。ワークフローに関して歴史的な人物を挙げろと言われると、フレデリック・テイラーを挙げることになるでしょう。
そこから、そのワークフローという概念は一般の労働環境へと体系化され、工業業界だけでなく様々な分野でも応用されてきました。業務効率を高めるという基本的な形態を、様々な実践を通して使用していく事は、ワークフローという概念をより効果的なものへと昇華させることにつながっていきました。
1990年代以降、情報技術の発展により、ワークフローの実務的な体系化はますます加速しています。多品種少量生産や、ジャストインタイム性のある生産システムに関しても、より早くよりたくさんの生産性を発揮することが可能となりました。現在では、そのワークフロー技術を、ソフトウェアをインストールすることで利用できるほどの手軽さにまで発展しています。
ワークフローシステムを導入するにあたっての注意事項
そのようなワークフローですが、ワークフローシステムを導入する際にはいくつか注意が必要です。
現在の自社における業務形態の調査や情報整理、分析をする
まず、ワークフローシステムを導入しようと計画している現在の業務形態について、どのように業務を置き換えるが可能かどうかを整理する必要があります。現在は多種多様な業務形態が存在し、それに置き借ることができるワークフローシステムを導入しなければ業務効率はかえって下がってしまいます。それを防ぐためにも、現在の業務形態について細かく調査、分析しなければならないのです。具体的な例としては、実際にその業務に携わっている社員たちに聞き取り調査などを行ったり、業務マニュアルなどを整理して、現在の業務形態にあったワークフローを審査するなどの対処法があります。このほかにも様々な方法を用いて、自社企業の業務形態にマッチした理想のワークフローシステムを探していく事がとても重要になってくるというわけです。
ワークフローシステムの導入は段階的に進める
ワークフローシステムを導入を導入する際には、段階的に導入することをお勧めします。一度にすべての業務を変更してしまうと、元の業務形態に戻すことがとても難しい状態に陥ってしまいます。業務形態システムを変更するという作業はとても煩雑で面倒な作業です。ワークフローを導入したシステムからまた元の業務形態に戻すまでにはとてつもない時間や労働のコストがかかることになるでしょう。万が一業務形態に沿わないワークフローシステムの機能や制限によって導入後の方が効率が落ちてしまったという状態になる可能性もあります。そうなった場合の企業での損失は小さくはないはずです。そのようなリスクを減らすためには、旧業務形態からワークフローシステムへの移行を行う際はシステムの導入を段階的に行うという対策が非常に重要になってきます。、ですので、段階的にワークフローシステムを導入し、致命的な業務効率の低下が起きる場合に備えるといったリスクマネジメントを大切にしましょう。
ワークフローシステム導入のメリット
働く人のストレスを軽減してくれる
ワークフローシステムを導入するという事は、業務効率の向上につながります。これこそがワークフローシステム導入のメリットであり、最大の目的でもあります。企業にとって働き手というのは非常に重要な資源となります。その従業員たちが声を大にして作業形態が非効率だといっている企業も少なくありません。これは巡り巡って企業の損失になることでしょう。顧客の事以前に従業員を大事にできていない企業も未だに多いことです。ですが今の時代、いかに働きやすい環境を構築していくかにも企業の魅力が見いだされる社会となってきました。この問題を解決するにあたっても、紙などで資料作成やデータ管理をしていたり、煩雑な手順のかかるパソコンシステムを使用していた旧業務形態からワークフローシステムへと移行していく事こそがペーパーレスに繋がり、現代の企業にあった社会的貢献となる事でしょう。このようにすることで、作業員の企業に対する不満や反抗的な思考も軽減されます。さらには、とても効率化されたシステムというのは非常に扱いやすいことが多いので、従業員たちの作業をする上での無駄なストレスの軽減にも大きく作用することでしょう。この業務効率の向上というメリットが、間接的に働く上での業務上煩雑な手続きなども省略してくれることが多いです。その結果、業務形態の変化に伴い従業員への負担が軽減されます。このような理由から、ワークフローシステムを導入することは業務効率の向上につながるというわけです。業務や仕事の効率をアップさせることにつながるわけです。
業務効率の大幅な向上による業務の最適化
ワークフローシステム導入における最大のメリットであり目的にあたります。この目的を達成するためにワークフローという概念は誕生して発展してきたわけです。前述したように、ワークフローシステム導入で、煩雑な作業のほとんどを解決することが可能となります。現代のコンピュータシステムやソフトウェアなどでワークフローを展開することによって企業内においての効果を最大限に発揮することができます。このようにして業務効率を向上させることで、企業の理想の働き方改革が可能となるわけです。情報を整理し、顧客データベースの発展や分析に応用することも可能となります。
迅速な意思決定を行える
業務形態を洗練させて作業効率を最大化させることは、企業内でのコミュニケーションにも影響が及びます。煩雑なシステムを無くし、効率的な作業へと移行させていく事で、自然とコミュニケーションの頻度や質も向上していきます。効果的なデータ管理や分析情報は意思決定において非常に重要な側面を持っています。このようにして効果的に情報を共有・整理することで、迅速な意思決定に必要となる情報をいち早く上層部へと伝達することが可能となるわけです。これらにより、コミュニケーションの質や回転率が上がることによって、重要な意思決定においても迅速な判断を下すことが可能となります。
紙の資料を無くせる
現在のワークフローや、企業で用いられる狭義の意味でのワークフローのメリットに当たります。現在はほとんどがコンピュータ上で情報を管理しており、ワークフローにおいても例外ではありません。それどころか現在のワークフローシステムとよばれるには、コンピュータで情報処理が行われなければならないといっても過言ではないほどです。現代において、コンピュータの力を用いずに業務を効率化させようとすることは不可能といってもいいでしょう。すると必然的に、大量のデータを保存していた紙の資料が激減し、煩雑なデータ管理もする必要がなくなるという事です。分析においても、現在は様々な方向から効果的な視点から分析をすることが可能となっており、これもまたコンピュータ上での情報管理を促進させる理由の一つとなっています。
内部統制の強化ができる
業務形態の効率化、作業効率の最大化だけでなく、企業の内部統制にまでも大きく影響するのがワークフローという概念です。業務形態だけでなく、情報の可視化が容易になりどの従業員がどのような業務を行っているかなども把握しやすくなります。このように、業務全体の可視化を可能とすることでガバナンスを強化することも可能となるのです。
旧業務形態におけるコスト削減
現代におけるワークフローシステムと比較すると、旧業務形態の多くはコストパフォーマンスが低い傾向にあるといえます。紙の資料などでデータ管理をしているなどといった話はその典型的な例になります。このように、旧業務形態は物理的にデータを保管していることが多かったり、根幹のシステム以外は手作業で行っているので時間がかかるといったように、コストパフォーマンスが低いです。ワークフローは、情報を整理する上での様々な場面での資源や時間などといったコストを削減することが可能となるのです。
ワークフローシステム導入のデメリット
自社の業務内容に適しているかの判断
デメリットというよりかは、ワークフローシステムを導入するにあたっての注意点の延長線上に当たる項目です。せっかくワークフローシステムを導入したはいいものの、きちんと事前調査を行わなかった結果、自社が行っている業務には根本的に相性が悪いせいで、かえってコストパフォーマンスが低下しているという現象に陥る場合があります。こうした場合、旧業務形態へとまた戻すといった作業も必要となってきます。この二度手間ほど無駄なコストはないでしょう。なので、ワークフローシステム導入を行う際は、自社の業務内容に適しているかを調査したうえで行うことが大切となってきます。
現状業務の整理が必要
自社の業務内容に適しているかの判断を行う上で必要になってくるのが、現状業務の情報整理です。ワークフローシステムを導入する上でワークフローは、旧業務形態となる現在の業務形態とある程度の互換性を持たせる必要があります。それを確認するためには、現状業務の整理をし、その内容をワークフローシステムと照らし合わせることが必要となるのです。ですが、その状況整理にも一定のコストがかかることも事実です。このようなコストを支払うことで将来的には企業にとって最適な業務形態となる事ができるのです。
まとめ
ワークフローとは、業務形態を見直したり新たな体制を築くことで業務効率の最適化を図るために用いられる方法です。第二次産業革命から概念としての利用はされてきましたが、現在のビジネスや企業における意味合いとしては、「システム（主にコンピュータ）を導入することによる業務の効率化」として用いられる単語です。意味からも判断できる通り、業務の効率化、コスト削減、内部統制などの企業にとって様々なメリットをもたらします。ワークフローシステムを導入する上での注意点としては、自社の業務形態にマッチしているワークフローを取り入れることや、段階的なシステム移行を心がける事が挙げられます。ワークフローを導入するメリットの方が圧倒的に大きいので、この機会にあなたの起業にもワークフローシステムを導入することを検討してみてはいかがでしょうか。
