JIRAを使えば、仕事を効率化できるのはご存じでしょうか。仕事を効率化できるということは、企業にとって非常にプラスになります。なぜなら、人数は変わらなくてもより多くの仕事をこなすことができるからです。とはいえ、そもそもJIRAが何かわからない、聞いたことはあるけど詳しく知らないという人も多いでしょう。システムを適正に活用するには、システムの概要を理解しておかなくてはなりません。今回は、そんな人のためにJIRAとは何か、特徴から活用するメリット、活用例までを詳しくご紹介します。この記事を参考に、ぜひJIRAを活用してみてください。
JIRAとは
そもそもJIRAとは、アジャイルチーム向け開発ツールです。開発したのはアトラシアン社で、世界中で活用されています。また、ソフトウェア開発ツールとしてだけではなく、プロジェクト管理ツールとして幅広く活用できるのが強みです。アジャイル開発を実現するためには、欠かせないツールだといえるでしょう。とはいえ、アジャイル開発だけしか行えないというわけではなく、そのほかにもさまざまな特徴があることを理解しておくことが大切です。
JIRAを利用する業務
JIRAが利用できる業務というのは、決まっています。当然のことですが、すべてのシステムエンジニアの業務がJIRAを活用できるわけではありません。システムには向き不向きがあり、JIRAは課題を管理するためのシステムです。どのシステムにも向き不向きがあり、使い方を誤ると意味がないどころか危険なこともあるため気を付けましょう。JIRAの場合は、課題管理が向いている業務といえます。バグ管理やQA管理、レビュー指摘管理などをすべて行うことができるシステムです。。無料版を申請することも可能なので、効果のほどが知りたいからまずは使ってみたいという人にもおすすめです。
JIRAの種類
JIRAには、「JIRA Core」「JIRA Software」「JIRA Service Desk」の3種類があります。JIRA Softwareは、アジャイル開発、スクラム開発に利用し、JIRA Coreは営業やマーケティング、人事部門などに活用します。アジャイル開発以外にもイベントのタスク管理やセミナーなどにも活用することができます。
アジャイル開発の課題
アジャイル開発を実現したい、そう考える企業は多くあります。しかし、課題は多く失敗することもあるでしょう。そもそもどのような課題があり、なぜ失敗してしまうのかをご存じでしょうか。アジャイル開発に関する課題、失敗の要因はそもそもタスク管理がうまくいかないという点が挙げられます。また、紙ベースの企業がいまだに多く、アジャイル開発を進めるにあたっては非効率だといえるでしょう。進めているプロジェクトに関しても、うまく全体と共有できないために全員が進捗を確認できず、プロジェクト全体がわかりにくいという部分もあります。そのほか、導入した管理ツールを使っても残念ながら各種ツールが使いにくいという場合もあります。これらの課題を解決でき、アジャイル開発を実現できるのがJIRAです。
JIRAの魅力
JIRAには、多くの魅力があります。基本的にアジャイル開発にとって失敗する要因でもある課題をクリアできるような魅力ばかりなので、ぜひ活用してみてください。
魅力①高いユーザビリティを発揮
プロジェクトを進めるうえで、タスクがわかりにくいという人は多いのではないでしょうか。タスク管理は非常に重要であり、きちんとできていなければ残念ながらプロジェクト自体が失敗してしまう可能性があります。JIRAを活用することによって、タスクの概要や説明は当然のこととしても、Boxのように添付ファイルやチームメンバーなど必要な情報を簡潔に要約することによって、必要なことだけをわかりやすく伝えることができます。また、クリックやスクロールの手間を抑えているため、使いやすいのも魅力といえるでしょう。また、カンバンボードと呼ばれる機能で、タスクを可視化できるのも大きな魅力です。作業ノウハウなど必要なことをすべてかしかできることもあり、作業効率は大きく上昇するでしょう。
魅力②カスタマイズ
高いカスタマイズ性を備えているため、チーム全体のタスクだけでなくスケジュールもユーザーが使いやすいようにカスタマイズすることができるので、使い勝手がいいツールです。アジャイル開発のように複数のチームが組んでプロジェクトを進める場合にも、役に立ってくれるでしょう。
魅力③アジャイルレポート
12種類ものアジャイルレポートが用意できるため、チームメンバーがアクセス可能なデータを反映させる事が出来るでしょう。レポートにはリアルタイムでチームの状況が反映されるために、チーム全体で効率的に作業を進める事が出来るでしょう。とくに工数分配が、うまくできます。
魅力④連携できる
他の情報共有ツールと連携させることができるのも、JIRAの特徴の一つです。別のツールで共有させら情報を、JIRAでもタスクにある「チャット」として登録することができます。他の情報共有ツールでさまざまなアイデアを出し合って、それをJIRAに登録して計画に落とし込むこともできるのでおすすめです。
JIRAの機能
JIRAには、さまざまな便利機能があります。とはいえ、すべての便利機能を使いこなせなくては、JIRAを導入する意味がありません。どのような機能があるのかを、詳しくみていきましょう。
機能①カスタムフィルター
高速で柔軟な検索機能があるために、登録された多くの課題から目的の課題をすぐに探し出すことができるでしょう。テキスト検索、タイムトラッキング検索、プロジェクトなどさまざまな解決状況で検索ができます。
機能②アジャイルレポート
12種類以上ものレポートが用意されているため、アクション可能なデータをリアルタイムに示すことができます。そのほかにも、チームメンバーが入力した課題などを常に共有することができます。ダッシュボードを作成することができるので、プリント間でのチームパフォーマンスを向上させることができるのです。
機能③カンバンボード
短期間で最大の効果を得ることができるように、カンバンボードを使ってチームが次に取り組むべき課題を完全に可視化することができるでしょう。さまざまな段階での作業が可視化されることによって、チームはワークフローを定義して設定できるのでワークフローを最適化することができます。また、ワークフローの障害となっている要素を特定できるため、うまく活用することで作業が効率的に進むでしょう。テンプレートはカスタマイズすることもできるので、さまざまなやり方を試してみるのもいいでしょう。
機能④スクラムボード
JIRAのスクラムボードは、フレームボードを使うことで複雑なプロジェクトを管理することに役立ちます。スクラムはボードは、唯一の情報源であり信頼できます。チームメンバーはいつでもアクセスすることができ、全員が自分のやるべき役割を理解することができます。また、チームがリリース可能な期間を指定し、その期間内に作業をまとめられるように設計されています。JIRAのスクラムボードをうまく活用することで、チームの目的意識と組織を向上させる事が出来るでしょう。
機能⑤ダッシュボード
JIRAのダッシュボードは、進捗状況を共有することができるでしょう。ユーザーがガジェットを共有することで作成できるダッシュボードは、ユーザーが使いやすいように作成できるのが魅力です。「作成済み vs 解決済みグラフ」、「２次元フィルター」などリストやグラフを使うことでよりうまく情報を共有することができます。
JIRAの使い方
JIRAを使いこなすには、まずどのように使用すればいいのかを知っておく必要があります。使い方を詳しく解説するので、導入したら機能をうまく使いこなしてみましょう。
ステップ①プロジェクトの作成
JIRAでは、数種類のプロジェクトが作成できるので、どのプロジェクトを作成するのかを決める必要があります。テンプレートは非常に多く用意されていて、目的にあったプロジェクトを作成することができます。主なプロジェクトタイプは、すべてのライセンスユーザーが使用可能なビジネス プロジェクト・開発ツールとの連携やアジャイルボードに適正のあるソフトウェア プロジェクト・カスタマー向けのカスタマイズが可能なサービス プロジェクトなどです。始めたばかりであれば、だれにでも利用可能なビジネスプロジェクトがおすすめです。プロジェクトの種類はいつでも変更できるので、慣れないうちはもっともシンプルなものが使い勝手がいいからです。
ステップ②メンバーの参加
プロジェクトが作成できたら、管理者はほかのメンバーを参加させましょう。チーム内のメンバーすべてを参加させなくては、作った意味がありません。メンバーを参加させることは管理者画面から簡単にできます。
ステップ③検索フィルターの作成
すべてのメンバーを参加させたら、検索フィルターを作成する必要があります。JIRAのもっとも大きな特徴としては、過去の検索条件をフィルターとして保存しておくことができます。そのため蓄積された膨大な情報を簡単に検索するためにも、検索フィルターを作成しておく必要があるのです。検索フィルターの作成は簡単で、検索結果の上にある「保存」ボタンをクリックし、フィルターの名前を入力して「送信」ボタンをクリックするだけです。検索フィルターはいくつか作る事が出来るので、よく検索する課題を保存しておきましょう。
ステップ④ダッシュボードの作成
ホーム画面ともいえるダッシュボードは、JIRAでは複数個作成できるのが特徴です。ホーム画面がいくつもあってどうするのか、と思うかもしれませんが案外便利なものです。基本的にはチームでの共有ダッシュボードと個人用のダッシュボードを分けて作成し、併用するのがおすすめです。
JIRAの活用事例
実際にJIRAを導入した企業がどのように活用しているのかを、詳しくみていきましょう。活用事例を見ることで、どのように活用するべきなのかを知る事が出来ます。
ヤフー株式会社
ヤフー株式会社は、日本最大級のインターネット総合情報サイトです。そんなヤフー株式会社でもJIRAが導入され、活用されています。主に使用されているのは「全社共通の課題解決・管理システム」「開発部門向けプロジェクト管理ツール」としてであり、2015年に導入されました。もともとはバグ管理システムとして導入していたものの、活用の幅が広がり、すぐに全社共通の業務管理システムとして活用されることになりました。JIRAを活用することでさまざまな依頼業務を明確に把握し、管理することができるのが利点です。
大樹生命アイテクノロジー株式会社
日本生命グループの標準プロジェクト管理ツールとして、JIRAが導入され活用されています。システムおよびアプリケーション開発環境を整備・標準化するための支援ツールとして活用しています。具体的には、タスク管理とバグ管理を一元化するためのシステムとしてであり、2017年から本格稼働しています。アプリケーション開発部門では、生産性の向上や迅速な対応が必要とされていました。顧客のニーズへ対応するべく仕事は細分化され、増えていく中で人手不足による営業やサポート体制を維持することが難しくなってきていました。そのため、競争力を維持するためには短期間での開発、迅速な改修が必要とされます。それらに対応するために、JIRAの導入・活用がなされました。JIRAを活用することによって、標準化・統一化をすることができ業務の効率化ができ、管理体制の強化によって品質向上や改善に注力できる体制を維持することが可能になりました。
まとめ
日々変化していく市場ニーズに対応することは、とても大変なことです。しかし、JIRAのような適切なシステムを活用することで、業務の効率化につなげることができます。業務の効率化がなされれば、コストを削減しながらも生産性を上げることができるので、おすすめです。JIRAはタスク管理やスケジュールの共有をして、プロジェクト管理をすることに特化したシステムです。管理機能に優れているために、さまざまなプロジェクトに対応でき、チーム内にとどまらず社内全体での情報共有も可能になります。もちろん、チーム内で歯より細かな情報共有が可能であり、コミュニケーションを可視化することで最小限の時間で最大限のパフォーマンスを実現できます。業務の効率化や生産性を向上させることは、企業にとって大きなプラスとなるため、ぜひJIRAをうまく活用して工数管理をしてみてください。導入するにあたっては、必ずJIRAの特徴をよく理解してメリットとデメリットを検討してからが望ましいでしょう。
