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「無駄な事務手続きを減らしたい」
このように思っている会社は多いのではないでしょうか。今や事務手続きをサービスを使えばこのような問題は解決します。今回紹介するのはSmartHR。
これから会社の業務で楽にできるところを探している人にとっては朗報の内容です。SmartHRの特徴やメリット・デメリットについて紹介していきますのでぜひ最後までご覧ください。
SmartHRとは
SmartHRはクラウド型の人事労務ソフトとしてサービス展開されており、株式会社SmartHRが開発しました。SmartHRは人事労務担当者の手間を削減することを目的としており、簡単な事務手続きは自動化してくれます。また、人が手を加えるとヒューマンエラーが必ずといっていいほど発生しますが、SmartHRを使うことによって手続き書類の作成ミスやクライアントからの問い合わせ件数も減らすことも可能となるでしょう。人事労務関係書類に関わる一連の手続きも全てできるため、ペーパーレス化及び一元管理もできるのが魅力的です。つまり、無駄な紙を消費することもなくなり、コスト削減も見込めるということになります。
さらにデータを一元管理してくれるので、過去のデータを取り出したい時にはすぐに引っ張り出せるという点もありがたいですね。
SmartHRの料金プラン
SmartHRには無料で使えるバージョンもありますが、グレードアップしたい時には有料プランに変更することができます。有料プランもいくつかありますので現状の会社に必要なサービスが付与されいているものを選ぶようにしましょう。
スモールプランの内容
- 人事情報管理
- 自動書類作成
- 電子申請
- ペーパーレス年末調整
- マイナンバー管理
- Web給与明細
- 履歴閲覧・編集
- 専任担当者
- 導入サポートコンテンツ
- カスタマーサポート
スタンダードプランの内容
- 人事情報管理
- 自動書類作成
- 電子申請
- ペーパーレス年末調整
- マイナンバー管理
- Web給与明細
- 履歴閲覧・編集
- 履歴登録
- 申請・承認
- カスタム社員名簿
- 組織図
- お知らせ掲示板
- 多言語化対応
- 専任担当者
- 導入サポートコンテンツ
- カスタマーサポート
プロフェッショナルプランの内容
- 人事情報管理
- 自動書類作成
- 電子申請
- ペーパーレス年末調整
- マイナンバー管理
- Web給与明細
- 履歴閲覧・編集
- 履歴登録
- 申請・承認
- カスタム社員名簿
- 組織図
- お知らせ掲示板
- 多言語化対応
- ラクラク分析レポート
- 従業員サーベイ
- SSO／SAML認証
- オンライン雇用契約・文書配付
- 専任担当者
- 導入サポートコンテンツ
- カスタマーサポート
- 専任担当者
- 導入サポートコンテンツ
- カスタマーサポート
各種オプション機能
各プランには追加で下記の有料オプションをつけることもできます。
プロフェッショナルプランでは「らくらく分析レポート」「従業員サーベイ」はデフォルトでついていますので、オプション付与は不要です。
ちなみにSmartHRの有料プランは「登録された従業員の人数分」のみ費用が発生するシステムです。会社の規模に合わせてサービスを利用できますので、無駄な経費がかからなくて済みます。会社をギリギリのところで経営しがちなベンチャーや中小企業にとってはありがたいですよね。
まずは全てのプランを利用できる15日間無料お試し期間で使い勝手を試してみてましょう。使ってみなければSmartHRが自分の会社に本当に必要なのかどうか正確な判断をくだせませんからね。
SmartHRの特徴10選
SmartHRは労務管理ができる優秀なソフトですが、具体的にどんなことができるのでしょうか。ここでは10個ピックアップしてSmartHRでできること・特徴を紹介してまいります。
従業員情報を一元管理
SmartHRは、数百人といったスケールで従業員のデータを一言管理することができます。数百人を管理できるなら大企業でも十分使えるサービスだと思います。
従業員のどんな情報をデータ管理できるかと言いますと、一人一人の入社・雇用契約、社会保険関連の手続き、毎年の年末調整などの情報をクラウド上でまとめてデータ化が可能。データは必要に応じて取り出すことができ、データの書き換えや書類作成依頼もできるのです。
労務関連の作業は、従業員への書類作成依頼や回収、データ入力、役所への提出書類の作成など、手間のかかる作業が多くなりがちで、未提出者が出現するのも珍しくありません。そいった場合、SmartHRであれば、パソコン画面ですべての作業を完結でき、少人数の担当者でも簡単に管理可能で、人件費の削減が期待できます。
重要書類を手軽に作成
SmartHRでは、重要書類の作成も簡単にできます。年末調整などの書類作成は知識がないと困難ですが、自動で作成してくれるので知識がそこまでない人でも手があいていれば手軽に作れてしまうのです。
記入画面を入力する部分はありますが、税理知識があまりない人でも分かりやすいような用語や表現を使っているので誰でも記入できるのが魅力的といえるでしょう。
今まで税理・経理のことを勉強してきた経理担当だけがやっていた業務を全社員が簡易作業でできるようになれば人件費の大幅削減も期待できそうですよね。
書類作成から提出までネットで完結
SmartHRは、書類作成ができることは前述しましたが、重要書類の『提出』までネット上できるのです。つまり、印刷する必要がないため、紙の無駄な消費を抑えることができるということですね。
SmartHRを使えば、社内の完全ペーパーレス化を目指せるかもしれません。何気に時間のかかっていた重要書類の印刷や提出といった作業を省けるので、生産的な業務時間を割くことができるようになるでしょう。
電子申請で保険の手続きができる
SmartHRでは保険の手続きができます。会社を経営している以上、社員の社会保険や雇用保険についても管理しなければなりません。
正直なところ、事業内容とは関係のないところで手間がかかるのはおもしろく思っていない経営者も多いのではないでしょうか。でも社員を雇っている限り、保険関連も絶対にマネジメントしなければいけない要素なので手を抜くわけにはいきません。
SmartHRを使えば、社会保険や雇用保険などの手続きを電子申請で全て完結できます。役所へ行く手間だったり郵送費などを削減するのでありがたいですよね。
各種の手続きが簡単
SmartHRでは様々な手続きができます。SmartHRでできる主な手続きは下記の通りです。
- 雇用契約
- 入社の手続き
- 退職の手続き
- 扶養の追加
- 扶養の削除
- 住所変更
- 氏名変更
- 算定基礎・労働保険の年度更新
- 年末調整
- 報酬月額の変更
これらの手続きがWEB上で作成から提出まですべてWEB上でできたら相当なコスト削減につながるでしょう。連携機能を駆使すればより多くの手続きを済ますことができます。
明細の発行
SmartHRでは明細の発行もできます。
- 給与・給与明細発行
- 源泉徴収票の発行
給与明細や源泉徴収票が自動で作成してくれるのはありがたい限りです。予めエクセルなどで作成していたCSVを取り込むだけで自社システムとの連携を容易くでき、明細を発行できるようになります。
外部サービスとの連携
すでに他のサービスを使っている場合も安心してください。SmartHRは外部サービスとの連携もできますので。
- 他社サービス連携
- APIの管理
様々な外部サービスとの連携が可能なので、他サービスも今よりも便利に活用できます。
ブランディングに合わせたカスタマイズ
SmartHRはユーザーインターフェースやデザインをカスタマイズすることができるの社内ブランドに合ったアレンジをするといいでしょう。デフォルトのままで使用するよりは会社の色に合わせてアレンジしたほうが愛着が湧きやすくなります。カスタマイズできるのは下記の通り。
- ToDoテンプレート
- メールテンプレート
- 権限管理
- 従業員プロフィール
さらにオプションを追加するなど自社に合ったシステムにカスタマイズすればSmartHRは快適に活用できるようになるでしょう。
健保に対応
SmartHRは健保にも対応してくれています。対応している健保は下記の通り。
- 全国健康保険協会（協会けんぽ）
- 関東ITソフトウェア健保
- 東京都情報サービス産業健保（TJK）
- その他の健保組合
これだけ対応していれば遜色なく使えるでしょう。
SmartHRのメリット・デメリット
続いてSmartHRのメリットとデメリットについて紹介していきます。どんなに良いサービスでも良い面と悪い面があるものです。ポジティブ面とネガティブ面を把握した上でSmartHRの導入を検討してくださいね。
SmartHRのメリット
SmartHRの主なメリットは以下の３つです
- 社保書類の作成がカンタン
- マイナンバーなどの社員情報を一元管理
- 給与関係書類の電子交付が可能
多くの労務ソフトがリリースされている中、SmartHRの強みといえば、社保書類の作成、マイナンバー管理、給与関係書類の電子交付の3つといえます。特に保険関連の事務作業は業務以外のところなので自動化したいところですよね。手間とコストを削減でき、売上げアップのところにリソースを割けるようになるのがSmartHRを選ぶ最大のメリットと言えるでしょう。
また、社員が５０人以下であれば、「￥０プラン」といった無料プランが利用できます。従業員が少ない状態ならばより生産的な業務に時間を割きたいところですので、積極的な利用をオススメします。
SmartHRのデメリット
SmartHRのデメリットは下記のとおりです。
- 採用管理機能がない
- 勤怠管理機能がない
- 人事異動履歴が見れない
- 人事評価の機能がない
- 社内アンケートができない
もし、これらの機能を使いたい場合には他の労務ソフトとの併用も検討してみてください。SmartHRは他サービスと比べてもかなり多くの機能がついていますので、取り入れて損はありませんので。
SmartHRの今後の課題
多くの便利な機能を兼ね備えているSmartHR。今後の課題についてどんなものが挙げられるのでしょうか。
上記で紹介したデメリットの点を解消していく必要があると思いますが、一番、取り入れたほうが良いと思うのは「勤怠管理」機能でしょう。
SmartHRに「勤怠管理」機能がついたら、席についたら出社、業務が終わったら退社といった入力をするだけで給料を計算してくれるのですから、これだけでかなり経理担当の無駄な業務を削減することができるはずです。
今でもかなり優秀な機能がついているSmartHRですが、これに加えて「勤怠管理」機能がついたら鬼に金棒で右に出るサービスは存在しなくなるかもしれません。
SmartHRはこんな人におすすめ
SmartHRはどんな会社が使っても無駄の削減効果が高いのでオススメなのですが、強いて言うならベンチャー企業・スタートアップ企業にオススメです。
SmartHRについて調査していきながら特に魅力を感じた点は５０人以下なら「￥０プラン」が使えるといった点でした。無料で労務の無駄を省けるソフトが使えるなら使わない選択肢はありません。
これから会社を大きくしていこうとしているようなベンチャーやスタートアップにとっては一分一秒たりとも時間を無駄にしたくはないですよね。そんな状態の中、保険や明細といった事務作業に時間をとられていたらもったいないです。
直接的に売上アップに直結しない事務作業に時間を使うぐらいなら、少しでも生産的な仕事に時間を使っていかなければなりません。起業したばかりの会社は勢いが大切ですから、SmartHRを使って多くの時間を業績アップに使ってもらえたらなと思います。
SmartHRを使って業務の効率化・ペーパーレス化を目指そう
SmartHRを使うことによって「業務の効率化」「ペーパーレス化」を目指せます。生産性が上がらないといった悩みや紙の消費が激しいといった悩みを抱えている企業は多いでしょう。
そんな悩みを解決してくれるのがSmartHR。まずは無料の１５日間お試しで使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。あなたの会社の明るい未来を実現する手助けになるかもしれませんよ。
