個人情報適正管理規程の書き方｜職業紹介・派遣の4事項とひな形

個人情報適正管理規程は、職業紹介事業者と派遣元事業主が、求職者や派遣労働者の個人情報の扱い方を事業所ごとに定める社内規程です。厚生労働省の2つの指針が、個人情報を取り扱うことができる者の範囲、研修などの教育訓練、本人から求められたときの開示・訂正（削除を含む）、苦情の処理の4つを含めるよう求めていて、職業紹介と労働者派遣の許可の申請では、この規程を事業所ごとに添付します。ひな形は、職業紹介なら業務運営要領の様式例第4号「個人情報適正管理規程（事例案）」、派遣なら許可・更新等手続マニュアルの「モデル例」にあります。

規程は、許可を取ったあとに崩れやすい書類です。有料職業紹介の許可の更新では添付書類に入っておらず、派遣の更新でも、出し直すのは中身を変えたときだけです。そのあいだにも人は入社し、異動し、辞めていきます。個人情報保護法に加えて職業安定法と労働者派遣法がかかる人材会社の情報セキュリティ コンプライアンスでは、規程に書いた「取り扱う者の範囲」と、求人媒体や応募者管理のサービスに実際に入れる人がずれていないかが問われます。以下、規程の位置づけ、4つの事項の書き方、ひな形の場所と職業紹介・派遣の違い、提出するタイミング、範囲を実態とそろえ続ける方法の順に、2026年10月時点の法令と、厚生労働省の要領（いずれも令和8年10月1日適用版）の該当箇所を添えて整理します。

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個人情報適正管理規程とは：職業紹介と派遣の許可の基準に入っている規程

規程を求める決まりは、法律、指針、要領の3段になっています。職業安定法第5条の5第2項と労働者派遣法第24条の3第2項が、求職者や派遣労働者の個人情報を適正に管理するために必要な措置を講じることを義務づけ、その中身を厚生労働大臣の指針が定めています。職業紹介については「職業紹介事業者、求人者、労働者の募集を行う者、募集受託者、募集情報等提供事業を行う者、労働者供給事業者、労働者供給を受けようとする者等がその責務等に関して適切に対処するための指針」（以下、職業紹介の指針）の第五の二(三)、派遣については「派遣元事業主が講ずべき措置に関する指針」（以下、派遣元の指針）の第2の11(2)ハが、4つの事項を含む規程を作り、守ることを求めています。

許可の基準にも入っています。職業安定法第31条第1項第2号と労働者派遣法第7条第1項第3号は、個人情報を適正に管理し、秘密を守るために必要な措置が講じられていることを許可の条件にしています。厚生労働省の「職業紹介事業の業務運営要領」と「労働者派遣事業関係業務取扱要領」は、この条件を満たすために、4つの事項を内容に含む個人情報適正管理規程を定めていることが必要だとしています。

「個人情報適正管理規程」は要領や様式例での呼び方です。職業安定法施行規則第18条は、有料職業紹介の許可申請の添付書類として、事業所ごとの「個人情報の適正管理及び秘密の保持に関する規程」を挙げていて、申請書類の上ではこちらの名前で出てくることがあります。指すものは同じです。

作るのは職業紹介事業者と派遣元事業主。求人企業や求人サイトは入っていない

規程の作成を求められているのは、職業紹介の指針では職業紹介事業者と労働者供給事業者です。有料の許可事業者だけでなく、無料の職業紹介事業者も含みます。派遣では派遣元事業主です。求人企業や、求職者の情報を集める求人サイトなど（特定募集情報等提供事業者）も、職業安定法第5条の5の個人情報の決まりは守る必要がありますが、規程を作るよう求める指針の項目には入っていません。

規程は会社に1つではなく、事業所ごとに作ります。施行規則も2つの要領も「事業所ごと」と書いていて、支店や営業所を増やすときは、その事業所の規程を出します。

個人情報保護法とは別の決まり。人材会社には両方かかる

個人情報保護法との関係は、職業紹介の指針の第五の三が定めています。職業紹介事業者が個人情報保護法上の個人情報取扱事業者に当たる場合は、同法の義務も守らなければなりません。規程の4つの事項は職業安定法・労働者派遣法の側の決まりで、個人情報保護法の安全管理措置や、漏えいが起きたときの漏えい等報告とは別に求められます。業務運営要領は、開示・訂正の扱いを、個人情報保護法第37条（開示等の請求等に応じる手続）を踏まえた内容に改めることが望ましいとしています。

個人情報適正管理規程に書く4つの事項と、それぞれの書き方

規程に含める事項として、職業紹介の指針と派遣元の指針は同じ4つを挙げています。要領は、許可の審査で何が満たされていればよいかを、もう少し具体的に書いています。

イ 個人情報を取り扱うことができる者の範囲

業務運営要領の許可基準は、求職者などの個人情報を取り扱う事業所内の職員の範囲が「明確にされていること」を求めています。厚生労働省の事例案は、範囲を「○○課及び△△課の職員」のように課の単位で書き、個人情報取扱責任者に職業紹介責任者を充てる形です。派遣のモデル例は「営業課派遣事業係及び総務課総務係」と係まで書き、責任者を派遣事業係長にしています。

範囲は、アクセスを許す人と防ぐ人の境目にもなります。2つの要領は、許可の基準となる措置の1つを、「個人情報を取り扱う事業所内の職員以外の者」によるアクセスを防ぐ措置と書いています。規程に書いた範囲の外の人が、求職者の情報に入れる状態を残さないこと。それがこの措置の中身です。

書くときは、○○の部分を実在の部署名に置き換えます。筆者は、部署名に加えて役割（キャリアアドバイザー、コーディネーター、登録担当など）まで書いておくことを勧めます。求人媒体の管理画面やスカウトサービス、応募者管理のサービスのアカウント一覧と見比べるとき、部署名だけでは誰が入ってよいのかを判断しにくいからです。ほかの部署から応援に入る人や、紹介と派遣を兼ねる部署の人をどう扱うかも、ここで決めておきます。

ロ 個人情報を取り扱う者に対する研修などの教育訓練

許可基準が求めるのは、業務で知った求職者などの個人情報を、業務以外の目的で使ったり、ほかに漏らしたりしないことについて、職員への教育が「実施されていること」です。

事例案（許可事業者用）は、職業紹介責任者が範囲内の職員に年1回の教育・指導を行い、職業紹介責任者自身は少なくとも5年に1回、職業紹介責任者講習を受ける、と定めています。届出で職業紹介を行う事業者向けの事例案では、講習の受講に更新の義務がないため、「一定期間ごとに受講する」と括弧書きにしています。派遣のモデル例は、派遣元責任者が年1回の教育・指導を行い、少なくとも3年に1回は派遣元責任者講習を受けるよう努める、という形です。

規程に書くのは、誰が、誰に、どの頻度で教育するかです。許可基準は教育が実施されていることを求めているので、実施日・受けた人・内容を記録に残しておくと、求められたときに示せます。

ハ 本人から求められたときの、個人情報の開示・訂正（削除を含む）の取扱い

許可基準は、開示・訂正の取扱いを定めた規定があることに加えて、その規定を求職者や派遣労働者に周知していることを求めています。事例案は、本人から開示を求められたら、本人の資格や職業経験など客観的事実に基づく情報を遅滞なく開示し、訂正（削除を含む）を求められたら、その内容が客観的事実に合っていれば遅滞なく訂正する、と定めています。派遣の業務取扱要領は、開示しない情報の例として、その人に対する評価に関する情報を挙げています。

開示や訂正の請求を受け付ける方法を決める場合は、規程に書くよう、事例案の注記が求めています。決められるのは、申出先、提出する書面の様式などの請求の方式、本人または代理人であることの確かめ方、開示の手数料の徴収方法の4つで、個人情報保護法施行令第12条が定める事項と同じです。業務運営要領は、この事項に「利用の停止等」や「第三者への提供の停止」は明示されていないものの、概念上は除かれていない、としています。

開示や訂正を求めたことを理由に、本人を不利益に扱うことは、2つの指針が禁じています。派遣の業務取扱要領は、求めた後に派遣就業の機会を与えないことを、不利益な取扱いの例に挙げています。

ニ 個人情報の取扱いに関する苦情の処理

許可基準は、苦情の処理について、職業紹介責任者などによる事業所内の体制がはっきりしていて、苦情を迅速かつ適切に処理する定めになっていることを求めています。事例案は苦情処理担当者を職業紹介責任者とし、派遣のモデル例は派遣元責任者としています。規程には、担当者の名前（または役職）と、求職者が連絡する窓口を書きます。

ひな形は厚生労働省の事例案（様式例第4号）と派遣のモデル例

ひな形は、厚生労働省が職業紹介と派遣それぞれについて公表しています。

• 職業紹介：「令和8年10月1日から適用される職業紹介事業の業務運営要領」の「第15 様式例」にある、様式例第4号「個人情報適正管理規程（事例案）」。許可事業者用と、届出で職業紹介を行う事業者用の2種類があります。令和8年10月の改正概要に挙がっている様式例の改正は第7号で、第4号は挙がっていません。
• 労働者派遣：「労働者派遣事業を適正に実施するために－許可・更新等手続マニュアル－」（令和8年1月）の「22 モデル例」の最初にある「個人情報適正管理規程」（マニュアルの126ページ）。

どちらも4つの事項と責任者を数行ずつで書いた、骨組みだけの例です。○○課や◇◇◇◇の部分を自社の部署名と責任者名に置き換えるだけでは、自社の運用を書いたことにはなりません。規程が許可の基準を満たすかどうかは、申請先の労働局が書類と調査で判断します。初めて申請するときは、事業所の体制を書いた規程の案を持って、管轄の労働局に相談してください。

業務運営要領は、求人・求職の受付や手数料などを定める「業務の運営に関する規程」（様式例第1号）と、個人情報適正管理規程を一体にしてもよいとしています。

職業紹介の事例案と、派遣のモデル例の違い

骨組みは同じで、違うのは責任者の呼び方と講習の頻度です。開示等の受付方法の注記は職業紹介の事例案にしかありませんが、個人情報保護法第37条にもとづく受付方法の定めは派遣元事業主にも使えます。

紹介と派遣を兼ねる会社は、範囲を事業ごとに書き分ける

職業紹介と労働者派遣を兼ねる場合、業務運営要領の許可基準は、求職者の個人情報と派遣労働者の個人情報を、どちらの事業のために集めたものかを明確にして管理することを求めています。派遣の登録だけをしている人に職業紹介を行わない、求職の申込みだけをしている人に派遣を行わない、といった区分もあります。

筆者は、規程の「取り扱う者の範囲」も、紹介の情報を扱う人と派遣の情報を扱う人を分けて書いておくことを勧めます。同じ応募者管理のサービスで両方の情報を扱っている会社では、サービスの中の権限をその書き分けにそろえておくと、区分を説明しやすくなります。

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規程を出すのは新規許可と事業所の新設。更新での扱いは職業紹介と派遣で違う

規程を労働局に出す場面は、新規の許可申請と、許可の後に事業所を新しく設けるときです。許可の有効期間の更新での扱いは、職業紹介と派遣で分かれます。

無料職業紹介の許可申請や、特別の法人が届出で無料職業紹介を始めるときも、同じ規程を添付します（業務運営要領 第5）。

派遣の更新について、業務取扱要領は、労働者派遣法第10条第3項が第7条第1項の許可の基準に適合していないと認めるときは更新してはならないと定めていることから、最初の許可のときに満たしていた要件に「特段の事情変更がないこと」を実地調査などで確かめる、と書いています。職業紹介の更新も、要領上は書類と調査などで要件を確かめる手続です。

許可の後、手続の中で規程を出し直すのは、事業所を新しく設けるときと、派遣で規程を変えたあとの更新くらいです。規程が書かれた当時の組織のまま残り、実際の運用とずれていても、手続の流れの中では気づくきっかけが少なくなります。

規程とあわせて指針が求める措置と、違反したときの扱い

規程は、指針が求める「個人情報の適正な管理」の一部です。規程とは別に、次の措置を講じ、求職者や派遣労働者から求められたら、その内容を説明しなければなりません（職業紹介の指針 第五の二(一)、派遣元の指針 第2の11(2)イ）。

求職者や派遣労働者の秘密に当たる個人情報は、正当な理由なく他人に知られないよう厳重に管理します。要領は「秘密」の例として、本籍地、出身地、支持・加入政党、政治運動歴、借入金額、保証人になっている事実などを挙げています。

集めるときの決まり：目的を具体的に示し、集めてはいけない情報を集めない

2022年10月1日に施行された改正職業安定法で、職業紹介事業者などは、個人情報を集めるときに目的を明らかにすることになりました。職業紹介の指針は、求職者が一般的かつ合理的に想定できる程度に具体的に示すよう求め、業務運営要領は「職業紹介事業のために使用します」と示すだけでは足りないとしています。

人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地など社会的差別の原因となるおそれのある事項、思想及び信条、労働組合への加入状況は、特別な職業上の必要性があるなど業務の目的の達成に欠かせず、目的を示して本人から集める場合を除き、集めてはいけません。派遣元の指針にも同じ決まりがあります。これらは規程の4つの事項の外ですが、業務運営要領の許可基準には、規程と並んで留意点として書かれています。

違反すると改善命令や許可の取消しの対象に。秘密を漏らすと罰金

個人情報の措置の義務に違反すると、改善命令（職業安定法第48条の3、労働者派遣法第49条）、事業の停止命令や許可の取消し（職業安定法第32条の9、労働者派遣法第14条）の対象になり得ます。

秘密を守る義務は、法律に直接書かれています。職業紹介事業者とその従業者は、業務で知った人の秘密を正当な理由なく漏らしてはならず、従業者でなくなった後も同じです（職業安定法第51条第1項）。違反すると30万円以下の罰金です（同法第66条第11号）。秘密に当たらない個人情報も、みだりに他人に知らせてはいけません（同条第2項）。労働者派遣法第24条の4も、派遣元事業主と従業者に、退職後も含めて秘密を守る義務を課しています。

規程に書いた「取り扱う者の範囲」は、人が動くたびにずれていく

規程は部署や役割で範囲を書きますが、実際に求職者の情報を見られるかどうかは、求人媒体の管理画面、スカウトサービス、応募者や顧客の管理のサービスにアカウントがあるかどうかで決まります。入社、異動、退職、ほかの部署への応援のたびに、範囲に入る人は入れ替わります。人事の手続きとアカウントの手続きが別々に動いていると、退職した人や異動した人が入れる状態が残ります。

求人媒体の管理画面のIDを何人かで共有している場合は、さらに見えにくくなります。パスワードを知っている人が範囲の外に出ても、パスワードを変えない限り、媒体の設定によっては社外からでも入れてしまいます。媒体の記録も、共有のIDとしてしか残りません。2024年1月には、求人サイトの運営会社が、人材派遣・紹介を行う掲載企業の応募者管理画面への不正ログインを公表しました。第三者がその会社のIDとパスワードでログインし、管理画面のメール機能で応募者20名に応募情報の一部を送っていて、1,296名分が閲覧された可能性があります。IDとパスワードが知られた経路は、公表では明らかにされていません。

範囲を実態とそろえ続けるには、次のような確かめ方があります。

• 規程に書いた部署・役割と、求職者や派遣労働者の情報が入ったサービスごとのアカウント一覧を突き合わせる
• IDを共有しているサービスは、パスワードを知っている人を洗い出し、範囲と見比べる。範囲の外に出た人がいれば、パスワードを変える
• 退職日・異動日と同じ日に、アカウントの停止と権限の付け替えを行う。応援などの一時的な権限には、終わる日を決めておく
• 半期など決めた周期でアカウント棚卸を行い、誰が判定したかを記録に残す
• 組織が変わって範囲の書き方自体が合わなくなったら、規程を改める（派遣では、次の更新のときに変えた規程を添付する）

突き合わせた結果は、求職者から措置の内容の説明を求められたときや、許可の更新の調査のときに、規程どおりに運用していることを示す材料になります。

2つの指針の措置と規程の4つの事項ごとに、LOCKEDで担える範囲と対象外の範囲を一覧にしています。 監査と権限の棚卸し（J-SOX・ISMS・個人情報保護法）を見る →

LOCKEDで、規程の範囲に書いた人だけがサービスに入れる状態を保つ

LOCKED DAS は、人事の情報から、退職ではアカウントを止め、異動では権限を付け替えます。ほかの事業部の応援に入る人の権限は申請と承認で付け、終了日が来たら外れるようにできます。誰が、どのサービスで、どの権限を持っているかは権限台帳で一覧にでき、規程の範囲と見比べられます。アクセスレビューでは、権限ごとに受認・取消・保留を判定し、判定者・コメント・日時が残ります。日時を指定して、その時点で誰が何の権限を持っていたかも確かめられます。

LOCKED MSO の代理ログインでは、管理者が求人媒体をアプリとして登録してIDとパスワードを入れておき、担当者は自分のIDでLOCKEDにログインしてから媒体を開きます。パスワードは担当者の画面に出さない設定にでき、誰が、いつ、どこから、どの端末で媒体を開いたかが、端末ごとのイベント履歴に残ります。LOCKEDへのログインには二段階認証を重ね、社外からや決めた時間の外のログインはログインルールで拒否できます。営業やコーディネーターが持ち歩く会社のスマホ・パソコンは、LOCKED MDM で登録し、紛失したときは遠隔でロック・初期化します。

LOCKED が担うのは、指針の措置のうち正当な権限のない人のアクセスを防ぐ部分と端末の紛失への備え、規程の事項のうち「取り扱うことができる者の範囲」を運用で守る部分、そしてその記録です。規程を書くこと、研修、開示・訂正や苦情への対応は、会社が行います。記録が示すのは LOCKED を通ったログインと LOCKED で管理する権限についての事実で、媒体の中で誰がどの求職者の情報を見たかは媒体側の記録で確かめます。LOCKED を通らずに媒体へ直接ログインできる経路は、媒体側のパスワードの変更などで閉じる必要があります。許可の審査で適正と判断されるかどうかは、会社の体制と運用の全体で決まります。

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参考資料

• e-Gov法令検索「職業安定法」（第5条の5・第31条・第32条の9・第48条の3・第51条・第66条）
• e-Gov法令検索「職業安定法施行規則」（第18条）
• e-Gov法令検索「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律」（第7条・第10条・第14条・第24条の3・第24条の4・第49条）
• e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（第37条・第38条）
• e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律施行令」（第12条）
• 厚生労働省「職業紹介事業者、求人者、労働者の募集を行う者、募集受託者、募集情報等提供事業を行う者、労働者供給事業者、労働者供給を受けようとする者等がその責務等に関して適切に対処するための指針」（平成11年労働省告示第141号、最終改正 令和6年厚生労働省告示第318号）第五
• 厚生労働省「派遣元事業主が講ずべき措置に関する指針」（平成11年労働省告示第137号、最終改正 令和8年厚生労働省告示第200号）第2の11
• 厚生労働省「令和8年10月1日から適用される職業紹介事業の業務運営要領」（第3 許可基準、第4 職業紹介事業に関する手続き、第5 申請、届出等の手続の原則、第9 職業紹介事業の運営、改正概要）
• 厚生労働省「職業紹介事業の業務運営要領」第15 様式例（様式例第4号「個人情報適正管理規程（事例案）」）
• 厚生労働省「労働者派遣事業関係業務取扱要領」（令和8年10月1日以降、第3 労働者派遣事業の適正な運営の確保に関する措置に係る手続）
• 厚生労働省「労働者派遣事業を適正に実施するために－許可・更新等手続マニュアル－」（令和8年1月、「22 モデル例」に個人情報適正管理規程）
• 厚生労働省「令和4年職業安定法の改正について」（2022年10月1日施行）
• 求人サイト運営会社の公表（2024年1月31日）

2026年10月時点の情報です。

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