fbpx

DocuSign(ドキュサイン)とは?使い方や特長などについて解説!

blank

DocuSignとは?

全世界180か国、50万以上のユーザーが導入している世界ナンバー1シェアを誇るクラウド型電子署名サービスです。契約書・社員の入社書類・発注書など、これまで紙文書で正当性を持たせていた業務をスピーディーに完結させます。また、クラウド型のサービスのため、インターネットに接続できる環境さえ整っていれば業務を行うことが可能です。

在宅勤務やテレワークを始めとした働き方改革を実現し、新型コロナウイルス感染症の拡大防止や場所を問わない働き方を希望する社員の要望に応えます。

電子署名についておさらい

電子署名とは該当書類が第三者に改ざんをされておらず、正式な手続きを踏んだ書類であることを電子文書で証明することです。
契約書・請求書など、紙文書では印鑑やサインで正当性を持たせていた役割を電子署名が代わりに担います。
該当書類の作成者が正しいユーザーであることを示す本人照明と契約書が改ざんされていないことを示す非改ざん証明は、タイムスタンプと電子証明書を利用して有効性・正当性を証明します。

タイムスタンプは文書に時刻を刻印し、刻印される時間まで該当文書が存在していたことを示します。
例えば、2021年1月1日午前10時と書類に刻印されていた場合は、2021年1月1日の午前9時59分までは改ざんされていない状態で書類が存在していたと証明することが可能です。
万が一、改ざんの被害にあった場合もタイムスタンプの存在により、改ざんされた書類を判別・無効化を実現します。

一方、電子証明書は電子署名を行った者が実在していることを示す身分証明書に該当するものです。
指定認証局が発行を行い、電子署名と電子証明書を照合することで改ざんの有無を確認できます。

電子証明書の発行には規則性を感じさせないハッシュ関数を用いるため、第三者からデータ改ざんされるリスクを軽減します。
紙文書で行っていた社内稟議・取引先への郵送・顧客ごとのファイリングなど、時間と労力が掛かっていた作業を電子署名では大幅に省略可能です。

また、公開鍵と秘密鍵をセットにした公開鍵暗号方式をデータ通信で活用することで、書類の改ざん防止と犯人の特定に役立てます。
公開鍵は不特定多数のユーザーが取得できるのに対し、秘密鍵は鍵を受け取った受信者しか持っていないからです。
つまり、秘密鍵によって暗号化されたデータはペアの公開鍵でないと複号化できません。

書類の正当性を担保する環境をクラウド上で整えることでペーパーレス化を加速し、これまでオフィスでしかできなかった仕事も自宅やサテライトオフィスで実現可能になります。

電子署名に期待される役割

  • 事務職・経理職などのテレワーク実現
  • 日々のルーティンワークの効率化
  • ペーパーレス化の加速
  • 書類業務の効率化
  • 紙コストの削減

DocuSignでできることは?

DocuSignの製品ラインナップの一部である営業・人事・調達分野でのソリューションを参考に、シーンごとに実現可能な事柄を記載しました。
DocuSignの導入による大きなメリットの一つに、日々の業務を簡略化する効果が挙げられます。
承認プロセスを可視化して業務への影響を最小限に抑える他、面倒な契約書作成や請求書発行業務などを自動化し、ユーザーの業務負担を軽減することが可能です。

また、顧客とのスムーズなやりとりを実現して顧客満足度向上に寄与するだけでなく、AIを活用し自社にとってメリットのある契約締結をサポートしています。

DocuSignのラインナップを紹介

対象製品 活用シーン 連携しているソリューション 期待される効果
営業
  • 電子署名
  • DocuSign CLM
  • DocuSign Gen for Salesforce
  • 契約書・請求書・見積書などへの電子署名
  • Salesforceと連携し契約書を自動作成
  • 契約業務の自動化
  • 契約データの保存・ステータスの自動更新
  • 業務進行状況の可視化
  • 契約業務の簡潔化
  • 管理者の業務負担軽減
  • 顧客とのスピーディーなやりとりを実現

 

人事・採用
  • 電子署名
  • DocuSign CLM
  • 内定通知書・雇用契約書・秘密保持契約書などへの電子署名
  • 契約・合意プロセスの自動化
  • 人事評価・人事異動処理などをスムーズに実現
  • 育児休業・出産休業申請書作成
  • SAP
  • Oracle
  • 雇用契約業務のペーパーレス化促進
  • 従業員の仕事へのモチベーションアップに寄与
  • 人事業務の効率化
調達
  • 電子署名
  • DocuSign CLM
  • ベンダーとの契約プロセスサポート
  • 請求書発行・支払処理の自動化
  • 更新期限に基づいた業務内容の優先順位設定
  • 契約内容分析
  • SAP
  • Oracle
  • 購買業務の効率化
  • 管理者の業務負担を軽減
  • 自社にとってメリットのある契約の締結を実現
  • AIを活用したデータ分析に基づく交渉が可能

DocuSignの3つの特徴とは?

使いやすい操作性、クラウドサービスと連携しての利便性の確保、セキュリティレベルの高さが挙げられます。

シンプルな操作性

デバイス機器が苦手な方でも対応できるよう、シンプルな作業手順を整えています。
ドラッグ&ドロップや数か所の入力作業を行えば、作業は完結します。
特別な準備も必要無く、スマートフォンとPCどちらからでも署名を行うことが可能です。

作業完了後はDocuSignが該当文書にアクセスするためのリンクをメールで配布するため、作業を中断すること無く自分のタイミングで署名ができます。

主な流れ

送信

  1. 電子署名を行う必要がある文章をアップロード
  2. 電子署名を行う必要がある人物を設定
  3. 署名や日付など必要な情報を入力
  4. 送信完了

署名

  1. メールに貼られたリンクをクリック
  2. 付箋機能に従って署名
  3. 作業完了

管理の特徴

  • ダッシュボードでスケジュールと進捗状況が閲覧可能
  • プロセスを可視化し作業の停滞を最小化
  • 自動リマインダーの設定で作業忘れを予防
  • 監査証拠の表示が可能
  • 24時間365日アクセス可能

様々なクラウドサービスとの連携

Box・Dropbox・Gsuite・Salesforce・Zoomと連携しており、業務に必要な様々な文章を保存可能です。
社内稟議・契約業務・人事評価など、日々のルーティンワークからビックプロジェクトまでシームレスな作業体制を確立し、作業負担軽減や顧客満足度向上へ導きます。
また、テレワークに不可欠なペーパーレス化の実現を加速させ、場所を問わずに働ける環境整備の実現に寄与します。

場所に囚われない多様な働き方の実現は、コスト面や管理面で企業と社員双方に数多くのメリットをもたらします。

場所を問わない多様な働き方の実現によるメリット

社員 企業
内容
  • 通勤による体力消耗を回避
  • 感染症リスクを軽減
  • 生活環境の選択肢拡大
  • 育児をしながらキャリアの積み上げが可能
  • 面倒な職場の人間関係からの解放
  • 自分のペースで作業遂行が可能
  • 社員の健康保護
  • 交通費やオフィス賃料のコストカット
  • 地域を問わない採用活動を実現
  • 優秀な女性社員の流出防止
  • 作業効率改善
  • 取引先や社会に向けてのイメージアップ
  • 現役社員の満足度向上

セキュリティレベルが高い

機密情報や個人情報を多く抱え、高い安全性が求められている金融機関・医薬品企業・政府組織などにも対応できる安全性を備えています。
DocuSignは世界で最も厳しい国際規格であるISO 27001:2013に加え、クレジットカードのデータ管理を行うPCI Data Security Standard(PCIDSS)など、多数の認証規格を取得しているからです。
世界中に50万以上のユーザーを抱え、世界トップレベルの金融機関・医薬品企業・テクノロジー企業の7割~8割近くが導入している他、政府組織や自治体も多数導入しています。

日本企業ではオリンパス・ユニリーバジャパン・集英社などが既に活用していますが、今後もクラウド移行を本格化する企業の増加が予想されます。

クラウド化への移行を検討している企業におすすめのサービスを4つ紹介

フルマネージドクラウド、Google Workspace、CloudGate UNO、Zoomの特徴・機能を紹介します。

フルマネージドクラウド

アイテック阪急阪神社が提供するクラウドサービスの利用に必要なサーバー構築・クラウド環境の設定・セキュリティ対策など、サーバー運用業務を全て代行してくれるサービスです。
顧客の要望に応じてアプリケーションの個別設定やミドルウェアの設定などにも対応してくれるため、自社でセキュリティ分野の知識や技術に長けた社員がいない場合も、スムーズにクラウド型への移行が可能です。

また、24時間365日自社システムの監視を行うシステムを整えているため、サイバー攻撃やマルウェア感染への対策を強化する岡、システムに異常が発生しても業務の停滞を最小限に抑えられます。

Google Workspace / GSuite

Gsuiteは業務に必要な様々な機能を集約したグループウェアで、スムーズな情報共有や作業の効率化を実現します。
メールやチャットツールの活用に加え、必要に応じてビデオ会議を開きスムーズなコミュニケーションを図ります。
さらに、Google ドキュメントやスプレッドシートで作成した資料をGoogle ドライブに保管することで、どの場所からでも資料の閲覧が可能です。

また、ワークフロー機能は付属していませんが、rakumo(ラクモ)を導入することで経費精算や社内稟議の電子化が可能です。
rakumoはGoogle Workspaceのアカウント情報を活用できるため、効率的な運用を実現します。

機能 実現できる内容
情報共有
  • Gmail
  • Google カレンダー
  • Google Chat
  • Google Meet
  • Google Currents
  • メール・チャット
  • スケジュール確認
  • 取引先・社内でのビデオ会議
  • SNSによる発信
ファイル作成
  • Google ドキュメント
  • Google スプレッドシート
  • Google スライド
  • Google フォーム
  • Google Keep
  • Google サイト
  • Jamboard
  • 文書・表計算の作成
  • プレゼンテーション
  • アンケート調査の実施
  • サイト作成
  • ビデオ会議時のホワイトボード活用
情報管理
  • 管理コンソール
  • Google エンドポイント管理
  • セキュリティポリシー設定
  • 端末管理
  • 2段階認証の設定
  • リモートロック
  • スマートフォン・ノートPC・タブレット端末のセキュリティ管理

CloudGate UNO

クラウド上で認証機能やアクセス制限のサービスを提供するIDaaS(Identity as a Service)の一つです。
ユーザーからの評価が高く、導入実績は1,600社以上を超えています。
CloudGate UNOの特徴は多彩なパスワードレス認証機能を搭載している点です。

YubiKeyと呼ばれる専用トークンを活用したFIDO U2F認証、Windows HelloやTouch IDを活用したFIDO2認証などで、スピーディかつ精度の高いログイン作業を実現します。
また、パスワードレス認証は紛失や盗難に遭わない限り、コピー・偽造される可能性を最小限に抑えられます。
そのため、情報盗取の原因として多いパスワードリスト型攻撃のリスクを大幅に軽減することが可能です。

また、CloudGate UNOはGoogle Workspace、Salesforce、office365など多くのサービスと連携しています。
専用アプリを使っての多要素認証シングルサインオンの活用で、利便性と安全性を兼ね備えた認証を実現可能です。

Zoom

Zoomは上司や取引先とのシームレスなコミュニケーションを実現するクラウド型のオンライン・ビデオ会議ツールです。
最大1,000人単位でのグループ会議を実現する他、ブレイクアウトルームの活用で社内研修やオンラインセミナーとしての活用も可能です。
また、ホワイトボードやリモートコントロールを活用し、プレゼンの説得力向上や疑問点を即座に解消できる体制も整えています。

通信の安定性とデバイス機器を問わず会議参加が可能な利便性の高さには定評があり、通信トラブルに悩むこと無く相手と安定してコミュニケーションを図れます。
今後は顧客との商談や社内ミーティングだけでなく、個人が開催するオンラインセミナー・ワークショップの活用増加も見込まれています。

まとめ

DocuSignを導入することで、多くの人を経由する稟議案件や承認案件の作業効率が大幅に改善されます。
また、面倒な作業が多い契約書発行業務・請求書発行業などを大幅に簡略化することが可能です。
自宅やサテライトオフィスで業務ができる体制を整えられるため、押印を貰うために出社をする必要が無くなります。

そして、セキュリティレベルが高い環境でデータを保存するため、紛失や盗難を心配する必要もありません。