Zoomとは？機能・特徴・導入メリットを解説します！

Zoomとは？

Zoomビデオコミュニケーションズ社が提供するクラウド型のビデオ・オンライン会議ツールです。
ビデオ会議機能に加えチャットやカレンダー機能を搭載し、スピーディーなコミュニケーションと効率的なスケジュール調整を実現します。
また、通信の安定性の高さやマルチデバイス対応機能を搭載し、場所とデバイス機器を問わずシームレスに会議へ参加できます。

新型コロナウイルス感染拡大による対面接触の回避や働き方改革が一層叫ばれるようになり、在宅勤務やサテライトオフィスワークを導入する企業も増えました。
Zoomを導入することで場所を問わずに大人数での会議や商談を簡単に実現できる体制が整い、業務の効率化やスムーズなコミュニケーションを実現します。

Zoomの機能とは？

Zoomの機能をまとめました。
ミーティング機能に加え、カレンダー・画面共有・ブレイクアウトルームなどを場面や目的に応じて使い分け、コミュニケーションの質を高めます。

Zoomの料金プランを紹介します

Zoomの各プラン内容をご紹介します。
無料プランでもビデオ会議自体は開催できますが、会議時間や機能に制約があり自由度が制限されます。
企業規模や目的に合わせて選択してください。

Zoomの3つの特徴とは？

通信トラブルを回避し、操作性に迷うこと無く会議に参加することが可能です。
また、多彩な機能を活用してコミュニケーションの質を向上させます。

手軽に会議に参加可能

主催者側から送られてくるURLをクリックするだけで会議に参加できます。
PCが苦手な方も操作性に悩むことはありません。
アカウント取得やIDの共有など事前準備が必要なSkypeと比べると、手軽に会議に参加できます。

また、Zoomはマルチデバイス対応で参加者の使用デバイスも問わないため、主催者側の準備負担軽減と利便性向上をもたらします。

通信接続が安定

Zoomは安定して通信できる環境を整備しており、音声や映像が乱れることも少なくスムーズな会議進行を実現します。
独自で磨いてきた技術力を活用し、Skypeの約1/10程度にデータ消費量を抑えられているからです。

大人数でのグループ会議においても、会議でのタイムラグやアクセス障害のリスクを大幅に減らします。
また、Zoomはユーザーの使用デバイス機器によってオーディオの調整を自動で行うため、Skypeとは異なりマイクやイヤホンでの細かい設定は必要ありません。

多彩な機能でコミュニケーションの質を向上

目的や場面に応じて使用できる機能が多数備わっています。
会議中に強調したいポイントは画面共有で資料を表示し、説明を進めることが可能です。
また、音声だけの説明ではイメージを共有するのが難しい場合はホワイトボードを用いて絵や文字をボードに記載し、視覚的な情報を用いて相手に意図を伝えます。

そして、会議の参加メンバーでZoomやPC機能の操作方法がわからない方がいた場合は、リモートコントロールの活用で特定の方の画面を操作できます。
コミュニケーションの質が落ちないよう工夫を施された機能が多数搭載されており、対面型と比べても遜色の無い形で会議を行うことが可能です。

Zoom導入のメリットとは？

在宅勤務やサテライトオフィスワークなどの導入を加速する他、効率的な営業活動や会議を実現します。

テレワークなど多様な働き方の導入を加速

在宅勤務・テレワークやサテライトオフィスワークなど、オフィス外で働くことを選択・希望する社員とも密接なコミュニケーションが図れる環境を整備します。
オンライン会議の開催だけでなく、チャットツールを併用することで円滑なコミュニケーションを取れるからです。
また、Dropbox・Salesforce・Pardotなどと連携しており、業務に必要なツールをデジタルツールとしてクラウドに集約することで、パートナー企業を巻き込んだ形で場所を問わない働き方改革が実現可能です。その他にもZoomは自由な背景を設定する事も出来るので、自宅などプライベートな環境でも安心してWEB会議を実現する事が出来ます。

働く場所を選べることで、社員・企業双方に多くのメリットをもたらします。

多様な働き方導入のメリット

効率的な営業活動を実現

Zoomを導入することで営業プロセスの効率化と社員のワークライフバランス改善を図ります。
顧客先に赴かなくてもZoomを活用すれば、オフィス内や自宅で顧客と商談できるからです。
移動時間を削減する他、交通費のコストカットや業務効率改善効果も期待できます。

さらに、チャットやカレンダーで商談のスムーズなスケジュール調整を実現する他、ホワイトボードを活用しプレゼンの説得力を高めます。
顧客との商談機会増加や丁寧なサポートを継続することで、売上拡大へ導きます。

そして、ビデオ会議やチャットでスムーズにコミュニケーションや業務を進行する体制を整えることで、対面接触の機会を最小限に抑えることが可能です。
新型コロナウイルス感染から社員と取引先を保護します。

会議の時間を短縮化

プレゼン中でも疑問点や質問に対して対話しながら答えられます。
ホワイトボードで伝えたい内容をリアルタイムで編集でき、画面共有できるからです。
口頭だけの情報よりも視覚的な情報をもたらすことで、より具体的にプレゼンで話していた内容の共有ができます。

また、大人数で行う会議の場合もブレイクアウトルームでグループ分けを行い、短時間で意見の集約を実現します。
ウェビナー機能を活用することで新入社員や組織内研修、オンラインセミナーなどにも応用可能です。

Zoomの主な使用用途

• 社内会議・社内研修
• 顧客との商談
• オンラインセミナー
• オンライン飲み会

Zoomでの会議の安全性を高めるためには？

ミーティングID・パスワード・URLの管理徹底と新規参加者が会議に参加できない状態にすることが重要です。

会議参加者にID・パスワード・URLの転送を禁止するよう指導

ミーティングID・パスワード・URLを知ると、誰でも簡単にZoomへ参加することが可能です。
会議に関係ない第三者への転送やSNSに情報を載せてしまうと、不特定多数のユーザーが参加して情報漏洩や会議を妨害されるリスクが向上します。
参加者のみの会議参加を実現するため、情報の取り扱い徹底を参加者に指示します。

待機室の利用

ミーティングを主催する主催者の準備が整うまで、ミーティングルームに入れないようにします。
招待者以外のゲストの参加を防ぎ、情報の共有を限定します。

会議開始後はミーティングをロックした状態で進行

参加者全員が揃った後にロックを掛け、たとえID/パスワードを知っていても新たな参加者がミーティングへ参加できないようにします。
新規参加者の途中参加を認めないことで、第三者からの妨害行為や情報盗取を防ぎます。

Zoomの安全性・利便性を高める3つのソリューションとは

クラウド上でユーザー認証やアカウント情報管理を実現するIDaaS（Identity as a Service）を導入し、安全性・利便性を向上させます。
Zoomが連携しているOkta、Azure AD、OneLoginに関して紹介します。

Okta

Oktaはガートナー社がIDaaS部門のリーダーとして6年連続で選出し、世界で約9,000社のユーザーを持つベンダーです。
OktaのIDaaSはシンプルで使いやすい点が特徴です。
連携しているアプリケーションは6,500以上を誇り、シングルサインオンをシームレスに実現します。

また、多要素認証でワンタイムパスワードや秘密の質問を設定する他、生体認証やFIDO2セキュリティキーを用いて安全性を強化します。
Oktaの多要素認証はリアルタイムでの情報も反映しており、リスクレベルに応じて認証要求の方法を変更します。

Azure AD

AzureADはMicrosoft社が提供するAD(ActiveDirectory)とIDaaSの機能を兼備したツールです。
クラウドサービスのアカウント情報を管理する他、シングルサインオン・アクセス管理・多彩な認証機能を搭載しています。Azure ADの特徴はパスワードレス認証とワークフロー機能です。

パスワードレスは、オプション利用に留まっていたWindows Hello・Microsoft Authenticator・FIDO2 セキュリティキー機能を標準搭載するとMicrosoft社が先日発表しました。
度の認証も偽造やコピーが困難でなりすましを防ぎ、ログイン作業を不要とするため利便性・安全性向上を同時に実現します。
そして、ワークフローの活用でアカウント管理の自動化とユーザー行動の可視化を実現し、効率的な運用と不正行為の早期発見につなげます。

OneLogin

OneLoginはソフトバンク・Sansan・リクルートテクノロジーズ社などが導入するIDaaSです。マルチデバイス対応でOSやデバイス機器の種類を問わず、シングルサインオンを実現します。OneLoginはプロビジョニング機能とリスクベース認証を搭載しているのが特徴です。

前者はオンプレミスADと連携してリアルタイムの情報を反映したアカウント情報の自動プロビジョニングを実現し、未使用ライセンスの発生防止と管理者の業務負担を軽減します。
そして、リスクベース認証ではAIを活用してユーザーのアクセス地点・デバイス機器・ネットワーク環境からリスクレベルを計算し、多要素認証の要求可否を決定します。
利便性を落とさずに、なりすましによる不正アクセスのリスクを軽減することが可能です。