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働き方

kintone(キントーン)とは?特徴や機能を紹介します!

kintoneとは?

サイボウス社が提供するクラウド型の業務アプリ作成ツールです。
kintoneは顧客管理・ワークフロー・発注書の作成など、自社にとって必要な様々なアプリの作成・集約が効率的に行えるプラットフォームです。
用途に応じたシステムを追加で導入する必要はありません。

ユーザーからの評価も高く、既にソフトバンク・日清食品グループ・東急電鉄社など1万社以上の企業が導入をしている他、日経コンピュータ やITreviewなどでも高い評価を受けています。
また、kintoneの特徴は、ノンプログラミングでアプリを作成できる点です。

エクセル・CSVの読み込みやドラッグ&ドロップで効率的に作業を進められるため、プログラミング知識の無い方もスピーディーかつ自由にアプリケーションをカスタマイズできます。
また、クラウド型でインターネットに接続できる環境さえあればどこでも業務を行えるため、企業が推し進める場所を問わない働き方を加速させます。
在宅勤務やサテライトオフィスワークを導入する企業にとって、注目されているクラウドサービスの一つです。

kintoneのラインナップは?

部署や用途別に用意されているサンプルアプリの一部をまとめました。
特徴は普段のルーティン業務の負担軽減とスムーズな情報共有の実現です。
前者はワンクリックでの書類作成・自動転記・情報の一元管理などで、効率的に作業を完結させます。

業務効率改善や顧客満足度向上への効果が期待できます。
一方、後者はグラフやデータを見ながらのコミュニケーションを実現し、進捗状況を可視化できます。
有効性の高い営業戦略・マーケティング戦略・採用活動の立案が可能です。

部署別

機能 特徴 期待される効果
営業
  • 顧客管理
  • 案件管理・商品情報
  • 見積作成
  • 経費精算や社内稟議のワークフロー
  • 契約書管理
  • 名刺のオンライン共有
  • レポート機能
  • 案件との自動転記
  • ワンクリックで出力可能
  • 外出先からも確認可能
  • 商談の進捗状況可視化
  • 効率的な営業戦略の立案
  • 顧客満足度向上
  • 成功事例の横展開
  • ルーティン業務の効率化
  • 部署間のスムーズなコミュニケーション実現
調達・購買
  • 在庫管理
  • 発注管理
  • 物品購入申請
  • 転記不要の帳票作成
  • リアルタイムでの在庫状況を拠点間で共有
  • 納品日の紐付け
  • ワンクリックで申請書の作成
  • 在庫状況と連動しての発注
  • 申請状況の可視化
  • リマインド通知
  • 欠品防止
  • 過剰在庫の回避
  • ペーパーレス化
  • ルーティン業務の作業負担軽減
  • 作業洩れ防止
総務・人事
  • 社員情報管理
  • 社内質問の記載
  • 採用管理
  • 採用管理
  • 勤怠管理
  • 休暇申請
  • 個人情報・肩書・人事評価まで一元管理
  • 質問を一括記載
  • 採用状況の可視化
  • リマインド通知
  • 個人単位での有給日数や勤務時間を自動計算
 

  • 個人情報の厳重な管理
  • ルーティン業務の負担軽減
  • 精度の高い採用活動を実現
  • 作業洩れ防止
  • ペーパーレス化
企画・マーケティング
  • データ集計
  • プロジェクト管理
  • 広告・記事・画像の一括管理
  • アイデア集計
  • イベント・セミナー管理
  • 取引先管理
  • 条件に合わせて数値を簡潔にグラフ化
  • 案件ごとに集約
  • リマインド通知
  • アイデアを思い付いた瞬間に投稿可能
  • 参加者の集計・情報分析
  • ルーティン業務の負担軽減
  • 濃密なコミュニケーションの実現
  • 進捗状況のスムーズな共有
  • 斬新なアイデアの産出
  • 多様な視点からのアイデアを企画に反映
  • スピード感溢れる議論を実現
  • 課題や改善点の把握
開発・品質保証
  • 工数管理
  • 品質保証管理
  • 商品マスタ管理
  • マニュアル管理
  • 要望受付
  • 申請業務
  • 顧客管理
  • 担当者と進捗状況をステータス化
  • 写真を活用した品質管理
  • 商品に関する情報を一括管理
  • オンライン上でのマニュアル共有
  • 不具合内容への対応やフィードバックを一元管理
  • 作業状況の正確な情報把握
  • 顧客満足度の向上
  • マニュアルのスムーズな共有
  • 長年蓄積してきたノウハウの継承
  • 過去の失敗を活かした対応の実現

用途別

機能・特徴 期待される効果
テレワーク
  • 業務に必要なデータ・ツールを集約
  • 案件ごとにファイルを整理
  • 多要素認証の活用
  • IPアドレス制限・クライアント証明書
  • オフィスと変わらない作業環境を構築
  • スムーズな情報共有を実現
  • 不正アクセスのリスク軽減
取引先とのやりとり
  • 連絡手段をkintoneに一元化
  • Excelやスプレッドシートの情報をアプリで共有
  • 全体の進捗状況をリアルタイムで確認
  • 企業・メンバー単位でアクセス権を付与
  • 関係者のみの情報共有スペースを導入
  • 脱メール・電話・FAX
  • ヒューマンエラーによる業務への影響を最小化
  • 最新の状況を反映した情報共有を実現
  • 煩雑な管理からの解放
  • 情報漏洩対策強化
ワークフロー
  • 申請フローを集約
  • リアルタイムで通知
  • ワンクリックで承認可能
  • ドラッグ&ドロップでカスタマイズ可能
  • 作業洩れの防止
  • 煩雑な処理からの解放
  • スムーズな承認作業を実現
  • 自社に合わせたワークフローシステム構築
売上管理
  • 顧客情報・案件情報・売上データの連動管理
  • リアルタイムでのデータ集計・グラフ化
  • 売上関連の情報を紐づけ
  • 売上進捗の可視化
  • 事務作業の負担軽減
  • データに基づく営業戦略の策定
  • コミュニケーションの活性化
  • 意思決定の迷い軽減
受発注管理
  • FAXでの発注・Excel処理・帳票作成を自動化
  • オンライン上から発注
  • ワンクリックで請求書作成
  • リアルタイムのデータ集計・グラフ化
  • パートナー企業とのコミュニケーションの場を設置
  • ルーティン業務の負担軽減
  • 効率的な作業の実現
  • ヒューマンエラーの防止
  • 進捗状況の可視化
  • スムーズな情報共有を実現

kintoneの5つの特徴とは?

最大の特徴はプログラミングの知識が無くても、アプリを自由に作成できる点です。
エクセルの読み込みやドラッグ&ドロップで作業は完結し、操作性に迷う心配もいりません。
また、kintoneの導入で場所を問わない働き方の実現が可能になります。

自由度の高いアプリ作成システム

業務に必要なアプリを自社にとって使いやすい形に作成可能です。
ノンプログラミングで作成できるだけでなく、ドラッグ&ドロップでの必要な項目の選択やエクセルの読み込みなどで簡単に作成できます。
特別なスキル・知識は無くても業務に必要なアプリをスピーディーに追加することができ、作業効率向上と業務の停滞を最小限に抑えます。

また、100種類以上のサンプルアプリが用意されています。
すぐに業務に導入できるだけでなく、サンプルを基にカスタマイズすることも可能です。
様々なラインナップが用意されており、日々のルーティン業務の負担軽減と顧客満足度の向上を同時に実現していきます。

コミュニケーションの質を向上

kintoneが持つコミュニケーション機能についてまとめました。
スペースやコメントをうまく活用することで、プロジェクトごとに展開されるコミュニケーションの質を高めます。
グラフの掲載やデータの蓄積も可能としており、生産性のあるコミュニケーションを実現可能です。

また、状況によってメンションや個人メッセージを活用し、コミュニケーションのスピード感向上やプライバシー性を確保します。

機能 期待される効果
スペース
  • プロジェクトやタスクごとのやりとりを集約
  • テーマごとに議論可能な掲示板機能を用意
  • 情報の蓄積やグラフの掲載を実現
  • 公開範囲やユーザー選択を柔軟に設定可能
  • 案件ごとの進捗状況可視化
  • 課題や取り組むべき業務の明確化
  • 活発なコミュニケーションを実現
  • 情報漏洩にも配慮
スレッド
  • テーマごとに事柄を整理
  • 会話の進捗状況を明確化
  • 自分の担当している業務かの判断材料
コメント
  • アプリ上に掲載されたデータへコメントが可能
  • アドバイスやコメントの分散防止
  • ヒューマンエラーの防止
  • 客観的な意見の反映
  • 濃密なコミュニケーションを実現
  • 行動のスピードアップ
メンション
  • 特に読んで欲しい相手へのメッセージ
  • メッセージの内容を強調
  • 相手へ迅速な行動を取るよう促進
  • スピーディーなやりとりを実現
個人メッセージ
  • 特定の相手との個人メッセージ
  • 他の相手から見えずプライバシーを確保
  • 同僚や先輩との円滑なコミュニケーションを実現
  • 相手に聞かれたくない会話を実現
  • 取引先とのプライベートな雑談も可能

作業進捗の明確化

案件ごとの進捗状況可視化と情報集約を可能とするため、業務の停滞を最小限に抑えます。
リアルタイムでの情報を反映しているからです。
複数部署を巻き込んでのプロジェクトや社内稟議案件の進捗状況を可視化し、自らが行うべき業務の選択に反映します。

また、案件に関わるメンバー全員が閲覧できる環境を整備することで、作業漏れの防止や円滑なコミュニケーションを実現します。

働き方の多様化を実現

クラウド型サービスのkintoneはインターネットにアクセスできる環境であれば、自宅・カフェ・顧客先でも作業可能です。
また、マルチデバイス機能を搭載しており、社外でもシームレスに案件の進捗状況確認や取引先とのコミュニケーションを実現します。
社外でも業務を円滑に行える環境を整えることで場所を問わない働き方の導入を加速させ、企業・社員双方にとって多くのメリットをもたらします。

場所を問わない働き方実現によるメリット

社員 企業
内容
  • 通勤・満員電車に伴う体力の消耗を回避
  • 通勤時間の有効活用
  • 感染症の疾患リスク軽減
  • 結婚や出産による退職を回避
  • 自分のペースで作業を進行可能
  • 煩わしい職場の人間関係からの解放
  • 生活環境の選択肢拡大
  • 社員の健康状態保護
  • オフィス賃料・交通費・紙のコストカット
  • 優秀な人材の流出防止
  • 業務効率改善
  • 地域を問わない人材獲得を実現
  • 企業イメージの向上

拡張機能が多彩

JavaScript・CSSファイルの読み込みやAPI連携で、外部サービスとの連携を効率的に実現可能です。
搭載しているアプリとの解約やプログラミングの知識を必要とせず、kintoneの利便性を向上させられます。
Gsuite・Office365・AWS(Amazon Web Services)など100種類以上のサービスと連携しており、多彩な選択肢から自社にとって必要なサービスを選択可能です。

kintoneの管理機能を活用して利便性と安全性を向上

シングルサインオンで利便性を保ち、アクセス制限と多要素認証の活用でサイバー攻撃と内部漏洩への対策を強化します。
また、アクセス権を適切に付与することで、情報の持ち出しを防ぎます。

シングルサインオン

kintoneは異なるインターネットドメインでもシングルサインオンを実現可能なSAML認証を採用しており、複数のサービスでシングルサインオンが可能です。
他のアプリで認証に一度でも成功すれば、ログイン作業を何度も行う必要はありません。
煩雑なIDやパスワード管理の必要性を無くし業務上のストレスを軽減する他、業務改善が期待できます。

アクセス制限

IPアドレス制限や端末制限を活用し、セキュリティレベルを向上させます。
IPアドレス制限はなりすましによる不正アクセス情報漏洩のリスクを軽減し、端末制限はシャドーITを予防します。

IPアドレス制限

所属先のオフィス内や支社など、特定の場所以外からのアクセスを禁止します。
テレワークや在宅勤務など、オフィス外からのアクセス機会が増えたことによる情報漏洩を防ぐのが狙いです。
外出機会の多い営業マンは商談の合間にカフェやファストフード店で事務作業を行うことも多く、セキュリティ対策が甘い無料Wi-Fiスポットを活用した場合、通信内容が暗号化されません。

第三者に情報の改ざん・破壊・盗聴をされるリスクが高まります。
また、自宅やサテライトオフィスでの業務はオフィス勤務時よりも自由度が高く、従来では機能していた上司や同僚による監視の目を気にする必要がありません。
条件面や人間関係などが原因で所属企業に不満を持っていた場合、内部漏洩を決断する可能性が高まります。

過去には東芝でフラッシュメモリに関する機密情報が流出し、大きな話題を呼びました。
IPアドレス制限でアクセスの場所を限定し、内部漏洩のリスクを軽減します。

内部漏洩に踏み切る動機
  • 高額な金銭的見返り
  • 給料・待遇面への不満
  • 職場の人間関係でのトラブル
  • 転職先での優位なポジション確立

端末制限

クライアント証明書がインストールされていない端末からのアクセスを禁止し、シャドーITによる情報漏洩を防ぎます。
私物で利用しているスマートフォンやクラウドサービスの持ち込みは業務の生産性を上げる効果が期待できる一方、セキュリティ対策の未整備で情報漏洩のリスクが高まります。
内部漏洩の特徴は社員の行動を全て把握するのが難しく、対策を立てることが難しい点です。

また、場所を問わない働き方の導入で一層行動が見えづらい状況になっています。
端末制限と並行して内部漏洩が人生を棒に振るう行為と社員に改めて教育を行い、情報管理の徹底に努めていきます。

多要素認証

Google Authenticator・Microsoft Authenticatorなどを使用し、アカウント情報に加えて認証コードの入力を要求します。
アカウント情報が流出しても認証コードを入力してもログインできないため、不正アクセスのリスクやパスワードリスト型攻撃の脅威を軽減することが可能です。
スマートフォンアプリを活用した形での認証で、端末の有無確認もその場で実現します。

アクセス管理

アクセス管理により組織・ユーザー単位で閲覧可能な範囲を細かく設定し、過剰なアクセス権の付与を防ぎます。
自らが所属している部署や担当案件以外のデータファイルは閲覧できないため、情報の不正持ち出しを防ぐことが可能です。
また、未使用アカウントの発生による不正使用や余剰コストの発生を防ぎます。

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