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ビジネス版LINEで実現する業務効率化！LINE WORKSのご紹介

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こんにちは。
ビジネス版LINE「LINE WORKS」を提供しているワークスモバイルジャパンです。
本日は、「情シスのミカタ」にて、LINE WORKSについて簡単に説明させてください。

本記事はワークスモバイルジャパン株式会社様による寄稿記事になります。LINE WORKSの運営元だからこそ分かるLINE WORKSの利便性や業務改善のポイントを解説して頂きました。是非最後までご覧ください。

ワークスモバイルジャパンって何の会社？

まずは私たちについて紹介させてください。ワークスモバイルジャパンは2015年に設立されたばかりの会社です。韓国の最大手のインターネット検索ポータルサイトを運営するNaver社を親会社に持ち、また日本で8000万人以上が利用するコンシューマー向けコミュニケーションアプリの「LINE」とは兄弟会社にあたります。

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そのLINEのような使いやすさと便利さはそのままに、企業でも安心して使える管理機能とセキュリティを備えたビジネス向けコミュニケーションツール「LINE WORKS」を提供している会社が私たちになります。

LINE WORKSとは？

ひとことでいうと、トーク(チャット)やメール、アドレス帳のほかにも、ホーム(掲示板)や、カレンダー、資料やファイルをどこからでも保存し閲覧できるDriveなど、仕事で活用できる機能を1つにしたアプリです。

PCだけでなくモバイルでもフル機能で使えるため、オフィス内だけでなく、外出先からや、飲食や医療、建設、介護など現場で働く方にも、使いやすいアプリとなっています。

下記の画像を見ていただけると分かるのですが、ほぼLINE のユーザーインタフェースを踏襲し、100種類以上のスタンプも用意されています。LINEを使っている方であれば、教育も不要、導入したその日からすぐに使いはじめることができます。

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LINEでいいじゃん!? シャドーIT対策にLINE WORKS

よく聞くのが、うちの会社はLINE使っていて、事足りているよ、と。LINEの他にもFacebook Messengerなどを他のチャットツールを使っている方も多いかと思います。これらは個人でやり取りするには便利なツールで、ユーザー側からするとつい使ってしまいがちですが、情シスの立場からすると、会社が管理できないツールはシャドーITになってしまうので使ってほしくない、使わせたくないはずです。

退職者がそのままお客様とのやり取りや機密情報を持っていってしまう可能性もあります。仕事とプライベートで同じアプリを使っていると、誤送信してしまうという可能性もあります。また、社内、社外で、もしセクハラやパワハラが起きていたとしてもログに残らないため、確認する術がありません。

万が一のときに自分自身、社員、会社を守るためにも、やはり管理できるツールを使うことを推奨します。

LINEとの違いは？

では、そのLINEとは何が違うのでしょうか？

前提として、LINEとLINE WORKSは別のアプリになります。LINEは誰とでも自由に繋がることができますが、LINE WORKSは情シスや総務といった部署より管理者を設定していただき、その管理者がユーザー（社員）を登録して、初めて使えるようになります。

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ユーザーは管理者より発行された専用のIDとパスワードでログイン。データはクラウド上に置かれているため、PCモバイルなど複数デバイスでログインしても同じ情報を見ることができ、機種変更時でも新しい端末にデータを移行する必要はありません。

管理者側の機能としては、ユーザーの利用履歴をモニタリングし、ログを確認することができたり、万が一ユーザーが端末を紛失・盗難にあった場合でも遠隔でデータ削除ができるほか、LINE WORKSから端末へのファイル保存制限、外部のMDMや多要素認証サービスとの連携によるログイン許可など、充実のセキュリテイ機能を揃えています。

また、LINEにも既読機能がありますが、LINE WORKSはさらに、「誰が読んで誰が読んでないか」、まで分かるので、例えば、情報を周知したい場合には、未読の方にはリマインドする、といった使い方もできるようになっています。

社内コミュニケーションツールとしてのLINE WORKS

では、もう少し、LINE WORKSの実際の使い方について、みてみましょう。
オフィスの中をイメージしてみてください。社内会議、書類管理、電話連絡、各自のスケジュール表など、オフィスの業務にはいろいろあるかと思います。

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これらの業務をLINE WORKSで置き換えるとどうなるでしょうか？

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例えば、社内会議はビデオ通話に、電話連絡は無料通話、社内の連絡や意見の出し合いはチャットで、各自のスケジュールはLINE WORKSのカレンダーで誰でも見ることができるようにしておく、など、ほとんどの業務がLINE WORKSで置き換えることができるのが分かるかと思います。

実際にLINE WORKSを利用しているお客様からは

  • 案件管理、社員の予定管理、日報業務、経費精算などをLINE WORKSで一元化
  • アナログ業務をLINE WORKSに置き換え、残業時間削減や受注能力拡大へとつながった
  • トークとしてテキストが残り、電話で起こりがちな聞き間違いがなくなった
  • 社内の業務連絡がスムーズになりタイムラグも改善

などのお声をいただいています。

各社様のより詳しい導入状況はこちらに事例として公開しており、みなさん自分たちの業務効率化に役立つよう工夫して使っているのが分かります。ぜひ参考にしてみてください。

・リンク：LINE WORKSの導入事例

セールスツールとしてのLINE WORKS

LINE WORKSにはもうひとつ、セールスツールとしての側面もあります。

LINE WORKSが他のビジネスチャットツールと違うのは、LINEともトーク（チャット）できる、という点です。お客様や内定者、アルバイトスタッフともLINE WORKSからやりとりできますし、取引先など社外の人でも、LINE WORKSユーザーであれば、社内と同じようにトークが可能になっています。

例えばハウスメーカーや生命保険、転職サポート、アパレル業界など対個人での営業をしている場合、電話やメールで連絡しても、応答がない、読んでくれたかどうか分からない、気軽に連絡しづらいという営業課題が以前からありました。この外部トーク連携機能を使うと企業側はLINE WORKS、お客様側はLINEを使うことで、お客様がメッセージを確認したことも分かりますし、家族も交えて複数人でトークできたりと、以前よりも連絡がスムーズになるというメリットがあります。

リードタイムが半分になった、商談が3日でまとまった！などの実事例もあります。

API連携でつながるフロントエンドとしてのLINE WORKS

今まではLINE WORKS単体の話でしたが、最後にフロントエンドとしてのLINE WORKSについてお話しします。

LINE WORKSはさまざまな業務システムと連携することも可能です。

例えば、LINE WORKSから「おはよう」「お疲れ様でした」と入力すると勤怠管理システムに出勤/退勤が記録される、あらかじめ連携しておいたシステムにLINE WOKRSから在庫管理や売上データを参照する、LINE WORKSから音声入力し、Excelドキュメントを作成するなど、今使っているシステムに入って操作しなくても、LINE WORKS上で確認、業務が可能になります。

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いつも使っているLINE WORKSから業務ができたらより便利になると思いませんか？既に100近いツールと連携しており、無料で使えるものもありますので、ぜひ一度、連携して使うということも試していただければと思います。

弊社と連携しているツール一覧はこちらで公開しています。
・リンク：LINE WORKSの連携先一覧

以上、かいつまんだ説明にはなってしまいましたが、LINE WORKSの概要になります。LINE WORKSは無料プランも提供していますので、まずは小さい組織から始めてみるのもいいかもしれません。

有償プランやトライアルを考えている方は、こちらまでご連絡ください！
・リンク：LINEWORKSへのお問い合わせ

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

いかがでしたか？本記事をきっかけにLINE WORKSを検討される方々も多いかと思います。LINE WORKSの連携サービスの中には、情シスのミカタを運営しているLOCKEDもあります。セキュリティを堅牢にしながらLINE WORKSを活用されたい方は、LOCKEDのシングルサインオン（SSO）や多要素認証と組み合わせて、より多くの企業で業務効率化・DXが進む事を祈っています。